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Cet outil a ainsi fait gagner du temps aux collaborateurs des services qualité, comptabilité, maintenance et achat. « Nous avons supprimé nos transferts de factures papier d'une bannette à une autre, et gagné du temps entre l'arrivée de la facture et sa validation finale », témoigne Sabine Bruno, directrice générale de Varachaux. La mise en place du processus de dématérialisation. Une plus grande efficacité également constatée au sein de la société de distribution et de maintenance de solutions d'impression 2J Impression, qui a aussi mis en place la plateforme Zeendoc. 2J Impression souhaitait diminuer le temps passé à capturer l'ensemble des documents nécessaires pour une transaction, puis fluidifier le processus d'approbation à travers les transferts par e-mail, et enfin, anticiper l'obligation de dématérialisation des factures aux clients du secteur privé. Willy Peltier « Aujourd'hui, avec Zeendoc, nous estimons avoir réalisé un important gain en temps dans la réalisation de différentes tâches en interne et en particulier dans les fonctions administratives, le contrôle et la gestion, la génération des écritures comptables ou encore la mise sous pli (83% de leurs clients ont accepté la facture électronique, ce qui dispense les salariés de préparer l'envoi des factures physiques), constate Willy Peltier, directeur général de 2J Impression.
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Souvent rattaché à la direction de l'entreprise, son rôle est de: - mettre à disposition les outils nécessaires - déployer les actions adaptées - encourager les bonnes pratiques Dans un contexte de digitalisation accélérée, le DSI encourage et pilote la dématérialisation des documents et des espaces de travail à tous les niveaux de l'entreprise. Il apporte son expertise et accompagne toutes les équipes dans le changement numérique. Accompagner la transformation numérique et la performance de l'entreprise Avec la pandémie, digitaliser les processus métiers est devenu une évidence, mais cela nécessite un accompagnement fort des équipes. En effet, ce n'est pas simplement une affaire d'outils, mais toute une culture digitale à instaurer. Dématérialisation des processus pdf. La gestion électronique de documents (GED) signifie simplification et automatisation des processus documentaires et métiers. Il faut alors prendre de nouvelles habitudes et s'adapter à de nouveaux logiciels de gestion documentaire. L'objectif d'un espace de travail 100% numérique est donc de parvenir à une organisation fluide, tenant compte des impératifs de chacun.
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Dématérialiser les processus est un enjeu de la transformation numérique de l'entreprise. Notre expérience montre que la dématérialisation influence les processus eux-mêmes. Elle impacte le personnel qui y participe, les clients, l'écosystème, et parfois même le modèle économique de la structure. Alors, comment mettre à plat les processus de l'entreprise ou du service? Le processus de Dématérialisation. Comment migrer les systèmes et accompagner les utilisateurs? UNE EXPÉRIENCE SIGNIFICATIVE DE DÉMATÉRIALISATION Nous avons initié notre première expérience en matière de dématérialisation en 2001 en réalisant, pour le compte du Centre National de la Fonction Publique, un prototype permettant l'inscription à leurs concours via une interface Web. Nous avons ensuite dématérialisé l'ensemble des inscriptions aux concours et appels à projets du CNRS, géré les nouvelles souscriptions de complémentaires santé pour un groupe mutualiste avec un process 100% Web, accompagné l'institut Curie non seulement dans les inscriptions aux concours d'entrées, mais aussi dans leurs différents process RH… Cette expérience nous permet de proposer une approche globale pour accompagner nos clients dans leurs démarches de dématérialisation dont la durée est généralement comprise entre 6 mois et un an.
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Pour les autres, les raisons qui justifient ce renoncement sont diverses: – 30% déclarent préférer transmettre les formulaires par courrier; – 26% précisent qu'ils se rendent directement sur place pour leurs démarches; – 24% avouent manquer des connaissances informatiques nécessaires. Par ailleurs, 20% des personnes qui utilisent Internet mais qui n'ont pas fait de démarche administrative en ligne expliquent ne pas avoir eu la nécessité de le faire. Les Français qui n'ont pas réalisé de démarches en ligne sont moins équipés en nouvelles technologies et surtout, moins à l'aise avec ces outils informatiques. Seulement 73% possèdent Internet à leur domicile, contre 90% de la population générale. De même, 43% de ces Français n'ont pas utilisé Internet au cours des trois derniers mois, contre 15% pour la population. Dématérialisation des processus de paix. ♦ Quelles sont les raisons qui poussent les Français à renoncer? Bien que présentée comme une façon d'améliorer l'accès aux droits, la dématérialisation a déjà montré ses limites puisque des personnes étaient mises à l'écart.
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Une fois ces documents transformés en format électronique, ils sont classifiés en ligne dans le dossier de chaque salarié. Ses bénéfices: La conservation des données. La caractérisation des documents. Un accès simplifié pour la consultation des documents. La dématérialisation des documents et des processus métiers en entreprise | Partitio. Respect du cycle de vie documentaire La gestion documentaire et sa dématérialisation obéissent à un encadrement juridique normé. La durée de conservation des documents est un aspect important, elle peut être variable: de quelques mois à 90 ans. Il devient alors capital de s'informer sur la législation relative à chaque document pour en connaître sa durée de conservation. Un projet de réforme de grande ampleur, selon la densité du fonds éditorial à traiter. PRÉCONISATION: l'accompagnement de juristes documentalistes dans cette transformation digitale représente un intérêt double: gain de temps et optimisation du traitement relatif au fonds documentaire. Suspendre la cohabitation processus « papier » et « électronique » En amont, il convient de s ensibiliser et éduquer les collaborateurs au passage à la dématérialisation, afin d'obtenir un résultat quasi immédiat et abouti.
La dématérialisation est un bon moyen pour adopter la démarche « Zéro papier », car le document ne passe pas par la case impression et est généré directement en document numérique (facture, fiche de paie, contrat, etc. ) via les logiciels métiers. Les défis et les avantages de la dématérialisation Lorsqu'une entreprise fait appel à la dématérialisation c'est généralement pour répondre à deux grands défis. D'une part pour digitaliser les processus métiers et digitaliser les flux documentaires et d'autres part pour automatiser intelligemment les processus métiers pour facilité le travail des collaborateurs et leur permettre de se concentrer sur des tâches à réelles valeurs ajoutée. Une fois relevés, ces défis offrent à l'entreprise des avantages multiples, comme par exemples: Gain de temps vis-à-vis du traitement papier et réduction des coûts associés Modification des documents à distance Accès rapide à toutes les données Réduction du nombre d'erreurs de saisies Traçabilité et indicateurs de performance Gain de temps et de productivité grâce à l'automatisation de certaines tâches Cette liste est bien entendu non exhaustive car les avantages sont directement liés au projet de dématérialisation.